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Sommaire

1 Présentation
2 Lancement
3 Mise en place et initialisation

Présentation

Le module de Stages permet de gérer et suivre les stages.

Il vous permet l’optimisation de la recherche d’entreprises jusqu’à l’impression des conventions de stage et des ordres de mission pour les professeurs.
Il vous permet la personnalisation de vos formulaires de stage et améliore votre image auprès des entreprises.
Il développe des relations de qualité avec les entreprises d’accueil.
Il améliore le suivi pédagogique et optimise la formation de vos étudiants.

Le module Stages a donc pour mission de :

Faciliter la création d’une base de données d’entreprises et la recherche de stages

Importation d’un fichier entreprise au format ASCII/CSV
Ajout, modification, suppression de votre base d’entreprise
Moteur de recherche d’entreprise (par domaine, activité, code costal…)
Publipostage de lettres de demande de stage ciblé (modèles de documents au format MSWord personnalisables)
Saisie et impression des offres de stages

Faciliter la coordination des stages

Définition administrative des stages (nombre par classe, périodes…)
Définition des objectifs de stages
Affectation des stages aux élèves et définition du sujet
Définition du tuteur de stage et du professeur responsable du suivi

Assurer le suivi administratif et pédagogique des stagiaires

Gestion et suivi des contacts entre le professeur responsable du stagiaire et l’entreprise
Evaluation du stagiaire selon des critères personnalisables.
Suivi des absences en entreprise
Suivi financier (hébergement, transport, repas)

Optimiser vos relations avec les entreprises

Saisie d’une fiche bilan pour chaque stage : permet d’évaluer les stages proposés et de cibler les meilleurs lieux de stage pour les années suivantes.
Impression des documents et de courriers personnalisables (à l’image de votre établissement)

Imprimer des documents de qualité

Modèles de lettres personnalisables (via MSWord)
De multiples documents d’analyse et de synthèse

Lancement

Cliquez sur l'icône correspondante sur la page de gestion de CAMPUS.

Note : Certaines fonctionnalités dépendent des droits accordés par l'Administrateur.

Mise en place et initialisation

Il existe deux méthodes d’accès à l’ensemble des fonctionnalités :

Le menu principal : accès direct
L’assistant au milieu de l’écran : accès compartimenté en fonction du thème de fonction

Vous pouvez choisir la méthode qui vous convient le mieux.

Administration des données

L’administration des données est composée de 3 modules permettant :

la gestion des documents
la définition des nomenclatures
la maintenance des données

La gestion des documents

Ce module permet l'édition, la création ou l'importation de vos documents destinés au publipostage à partir de MICROSOFT WORD.

Un exemple de chaque document (convention, courrier Entreprise...) est fourni par défaut.

Le gestionnaire de documents permet d’organiser les documents en 3 types :

Courriers Entreprises : concerne tous les documents qui vous permettent d’imprimer les courriers de recherche de stages, de suivi de la recherche et des correspondances diverses avec les entreprises.
Documents relatifs au stage : concerne tous les documents qui vous permettent d’imprimer les conventions, les bilans, les certificats, les fiches d’évaluations...
Documents relatifs à l’action : concerne tous les documents qui vous permettent d’imprimer les conventions et certaines annexes relatives au traitement des actions ponctuelles en entreprise (action commerciale…)

Définition des paramètres de WORD

Indiquez le chemin d'accès au logiciel WORD (Winword.exe) et la version que vous utilisez. Appuyez sur le bouton information pour les détails liés à l’utilisation de WORD pour le publipostage des documents.

Préparation des documents pour les publipostages

Vous pouvez soit utiliser les modèles de documents par défaut, soit importer ou créer vos propres documents. Pour préparer chaque document au publipostage, vous devez l’ouvrir en mode modification : ceci permet de lier les modèles de documents à l’ensemble des données du module de Stages, afin de réaliser des publipostages automatiques et personnalisés.

Lors de la création ou de l'importation d'un document, celui-ci sera classé dans le type de documents et dans la rubrique sélectionnée. Les documents sont stockés dans une arborescence dans le répertoire 'MODELE' de CAMPUS.
Si vous importez vos propres documents WORD dans les modèles du module Stages, vous devrez, insérer dans ceux-ci les champs qui doivent être fusionnés lors d’un publipostage (cette opération est déjà effectuée dans les documents fournis par défaut).
Il vous est possible de supprimer ou de modifier un document WORD directement du gestionnaire de documents du module de Stages.
Un publipostage WORD correct nécessite certaines conditions : le nom des documents ne doivent ni dépasser 8 caractères, ni contenir de caractères spéciaux. Vous devez désactiver l'option d'affichage 'astuces du jour' au démarrage de WORD. Lors de la fermeture de WORD (après impression d'un publipostage) le logiciel vous demandera d'enregistrer les fichiers : répondez NON.

Définition des nomenclatures

Ce module vous permet de personnaliser les nomenclatures suivantes :

La liste des domaines des entreprises
La liste des codes d’activités
La liste des niveaux scolaires
Le symbole monétaire pour la gestion du suivi financier

Maintenance des données

Ce module permet :

la suppression d’années précédentes de l’historique des stages (conservez une ou deux années pour suivre le parcours de vos stagiaires),
L'accès aux fonctionnalités de l’administration des données est réservé à l’Administrateur et aux membres de la Direction à qui l’on a ajouté ce droit.

Organisation des stages

L’organisation des stages est composée de 3 modules permettant :

la définition administrative des stages,
la gestion des entreprises,
la recherche de stages.

L’ensemble des fonctionnalités de l’organisation des stages est réservé à l’Administrateur ou aux membres de la Direction.

Définition administrative des stages

Dans ce module, vous définissez par classe :

le nombre de stages par classe dans l’année,
les dates de stages,
le domaine de chaque stage,
le professeur coordinateur de chaque stage,
la durée de chaque stage,
les critères d'évaluation de chaque stage.

Le professeur qui sera nommé coordinateur d'un stage aura la possibilité d'accéder au module COORDINATION DES STAGES.

Gestion des entreprises

Dans ce module, vous allez pouvoir gérer la liste de toutes les entreprises dans lesquelles peuvent se rendre vos stagiaires.

Vous pourrez saisir les fiches manuellement ou les importer de fichiers au format texte : de tels fichiers d'entreprises sont disponibles auprès des Chambres de Commerce et d'Industrie.

Vous aurez aussi la possibilité d’imprimer une liste d’entreprises correspondant à certains critères de recherche (activité, domaine, code postal, taille,...).
Lors de la consultation des fiches entreprises, vous pouvez consulter la liste des stagiaires et l'évaluation de l'entreprise.

Recherche et offre de stages

Dans ce module, vous allez pouvoir gérer la prospection des lieux de stage, gérer le courrier de suivi des réponses, saisir et imprimer les offres.

La prospection permet d'effectuer des sélections dans votre fichier « Entreprises » suivant divers critères (code activité, taille, localisation...), puis de gérer l’envoi d’un courrier.
La gestion du courrier permet d'effectuer un publipostage pour une sélection d’entreprises, pour leur envoyer une demande de stage ou tout autre document que vous aurez créé.
La saisie des offres de stages permet d’ajouter, et éventuellement d’imprimer, les propositions de stages que vous avez reçus.

Coordination des stages

La coordination des stages est composée de 3 modules permettant :

la définition des objectifs,
l’affectation des stagiaires,
l’impression des documents relatifs aux stages.

l’ensemble des fonctionnalités de la coordination des stages est réservé à l’Administrateur, aux membres de la Direction ou les professeurs définis comme coordinateur de stages.

Définition des Objectifs

Ce module permet au professeur coordinateur du stage de définir par classe, l'objectif pédagogique de chaque stage et de contrôler les critères d'évaluation.

Affectation des stages

Ce module permet au professeur coordinateur du stage d’affecter une proposition à un élève. Il est possible d’attribuer un stage à vos étudiants soit par saisie directe de la proposition (si elle n’a pas encore été saisie), soit par affectation d'une offre libre dans celles qui ont déjà été saisies. Lors de cette opération, vous devrez nommer le professeur responsable du suivi du stage. Ce dernier pourra alors faire l’évaluation du stage.

Impression

Ce module permet d’imprimer tous les documents relatifs au suivi des stages. Il existe 2 types de document :

Documents de synthèse pour la classe

Fiches d’évaluation : permet la récupération des informations relatives à l’évaluation des stages des élèves d’une classe (bilan, évaluation, observations par élève et par stage).
Affectation des stages : liste des stages d’une classe qui sont attribués ou non

(deux tableaux distincts).

Suivi des absences : récapitulatif par classe et par stage de l’état des absences des élèves.
Suivi des frais de stage : récapitulatif par classe et par stage de l’état des frais des élèves
Récapitulatif des évaluations : récapitulatif par classe et par élève de l’évaluation d’un stage.
Suivi des visites : historique par classe et par stage des visites du professeur responsable sur le lieu du stage.
Suivi des rendez-vous : historique par classe des rendez-vous avec l’entreprise pris par le professeur responsable du stage.
Suivi des autres contacts : permet d’imprimer pour les élèves d’une classe l’historique des contacts divers avec l’entreprise, pris ou reçus par le professeur responsable (par téléphone, fax, e-mail, pour un échange d’information...).

Documents pour les relations avec l’entreprise

Convention : permet d’imprimer la convention de stage pour les élèves d’une classe.
Bilan et certificat : permet d’imprimer pour les élèves d’une classe les appréciations du

tuteur « entreprise » et le certificat validant la période de stage.

Fiche d’évaluation : permet la récupération personnalisée des informations relatives à

l’évaluation des stages des élèves d’une classe (bilan, évaluation, observations).

Documents de synthèse par élève

Récapitulatif de la liste des stages : permet d’imprimer la liste des entreprises qui ont accueilli l’élève (avec tuteur et sujet).
Fiche annuelle d’attestation des stages : permet d’imprimer l’attestation annuelle de chaque élève avec la liste des entreprises qui ont accueilli l’élève.

Suivi pédagogique des stages

Le suivi pédagogique et l’évaluation des stages est composé de 2 modules permettant :

la gestion des contacts avec les entreprises,
l’évaluation des stages.

Remarque : l’ensemble des fonctionnalités du suivi pédagogique des stages est réservé à l’Administrateur, aux membres de la Direction, les professeurs définis comme coordinateur de stages ou les professeurs responsables d’un stage.

Gestion des contacts

Ce module permet la création et le suivi des contacts entre le professeur responsable d’un stage et l’entreprise ayant accueilli un stagiaire. Il est donc possible de saisir des contacts (visite, comptes-rendus des visites, prises de rendez-vous ou autres informations).

Evaluation des stages

Ce module permet au responsable d’un stage d’évaluer le stagiaire (suivant les critères prédéfini) ainsi que l'entreprise (intérêt pédagogique du sujet, soutien au stagiaire, mission confiée, intérêt de l’entreprise).

Suivi administratif des stages

Le suivi administratif des stages est composé de 2 modules permettant :

la gestion des frais de stage,
la gestion des absences des stagiaires.

Remarque : l’ensemble des fonctionnalités du suivi administratif des stages est réservé à l’Administrateur, aux membres de la Direction et aux secrétaires.

Suivi financier

Ce module permet de saisir les frais de stage des élèves (hébergement, transport...)

Suivi des absences

Ce module permet de saisir les absences des élèves déclarées par les entreprises lors de la période de stage.

Organisation des actions

Une action est une intervention ponctuelle d'un ou de plusieurs élèves dans une entreprise.
A la différence d'un stage, l'action n'impose pas à l'élève de travailler au sein de l'entreprise (il ne fait pas parti des employés).
L'action s'inscrit comme une mission dans le cadre d'un projet proposé par l'entreprise.

L’organisation des actions est composée de 2 modules permettant :