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(Redirigé depuis Guide utilisation Campus Ressources)

Sommaire

1 Présentation
2 Lancement
3 Principe de fonctionnement
4 Mise en place et initialisation
- 4.1 Paramètres
- 4.2 Importation de données externes
5 Exportation
6 Outils
- 6.1 Consulter une archive
- 6.2 Tests de cohérence
7 Masquer/Quitter

Présentation

Le module de Ressources gère l'ensemble des éléments de la structure pédagogique de l'établissement (base élèves, base professeurs, classes, services, affectations...)

Il va vous permettre :

L'importation depuis STSWEB, SCONET, Campus EDT, EDT (Index-Education) et tout logiciel pouvant créer des fichiers de type ASCII/CSV.
La personnalisation des ressources : vous pouvez composer vos classes, groupes, troncs communs et options complexes en toute liberté. Il est aussi possible de gérer des modules (regroupement de matières).
La personnalisation du découpage de l'année scolaire, pour chacun des niveaux, selon vos besoins (une même périodicité pour toutes les classes d’un niveau) : jusqu'à 10 périodes par année et 3 sous-périodes par période. Chaque classe d’un même niveau peut avoir des dates de fin de saisie spécifiques.
La gestion des photos des élèves et des professeurs.

Lancement

Cliquez sur l'icône correspondante sur la page de gestion de CAMPUS.

Principe de fonctionnement

Les ressources sont regroupées selon leur type :

Base Elèves : liste des élèves et de leurs responsables
Base Professeurs : liste des professeurs et leurs enseignements (services de notation)
Structures : liste des classes, niveaux, matières, disciplines, groupes, modules
Enseignements : liste des services de notation par classe et professeur

Chaque ressource est présentée dans un tableau qui peut, selon le cas, être filtrée (par classe, niveau...).

Opérations disponibles sur chaque liste :

Cliquez sur l'entête des colonnes pour modifier l'ordre de tri (ascendant ou descendant).
Cliquez sur le bouton Actualiser pour effectuer une relecture de la structure pédagogique, dès qu'une modification est réalisée.
Cliquez sur le bouton Modifier pour personnaliser la structure pédagogique :
- Ajout, modification, suppression de chaque élément de la structure pédagogique (en fonction du type de liste et d’élément en cours de consultation).
Cliquez sur le bouton Exporter pour créer un fichier au format XLS (Excel) ou HTML contenant le tableau présent à l'écran.
Cliquez sur le bouton Prévisualisation pour découvrir à l'écran une simulation d'impression.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer le tableau présent à l'écran.

Mise en place et initialisation

Avant de pouvoir utiliser l'ensemble des fonctionnalités, vous allez devoir initialiser un certain nombre de paramètres.

Cette initialisation devra être réalisée lors de la première utilisation et au début de chaque année, après avoir archivé l’année scolaire précédente. Lors de la première année d’utilisation, il suffira de vérifier que l’année scolaire courante (affichée dans la barre d’état de l’interface principale de CAMPUS ou d'un module) est bien celle attendue.

Paramètres

Calendrier de l'année scolaire

(Menu Paramètres ou onglet Calendrier)

Vous pouvez modifier pour chaque classe:

La date de rentrée scolaire
Les dates de fin de saisie des notes des professeurs (impérative pour permettre la saisie des professeurs)
Les dates de fin de saisie des commentaires (uniquement en mode Expert)
Les dates de fin officielle des périodes (imprimable sur les bulletins et utilisées comment date de fin de synthèse des absences importées de SCOLARIS, SCONET ou GEP)
Les dates d’impression des bulletins (à titre indicatif)
Les dates de conseils de classe (utilisées pour la consultation des résultats sur SCOLARITE.NET)

Il est possible de dupliquer l’ensemble des dates d’une classe vers une autre en cliquant sur le bouton « Dupliquer ». Seules les classes dont la périodicité du niveau est identique à la classe « modèle » pourront être sélectionnées pour recevoir la duplication des dates.
Pour définir la périodicité d’une classe et ainsi pouvoir saisir des dates de sous-périodes, il faut au préalable définir la périodicité du niveau de la classe.

Base élèves

(Menu Paramètres ou onglet Elèves)
Cette interface vous permet de consulter la liste des élèves et de leurs responsables.

3 types de listes sont disponibles : élèves, responsables élèves et élèves selon la cohorte (voir icône du panneau de gauche).
Il est possible de filtrer les listes par classe, par niveau ou par groupe (voir onglet du panneau de gauche).
Il est possible de filtrer la liste des élèves en fonction de critère administratif (bouton Filtre en haut à droite).
Il est possible d'exporter (formats HTML, Excel, CSV) et d'immprimer les listes (voir boutons en bas à droite).
Vous pouvez rechercher dans la liste grace à la barre de recherche intégrée.
Vous pouvez accédez à l'ensemble des fiches administratives des élèves en cliquant sur le bouton Fiches administratives (en haut à droite)

La liste des élèves selon la cohorte, permet de lister les élèves en fonction de leur année d'entrée dans l'établissement. Le tableau affiche alors le cursus des élèves concernés.

Modification de la liste des élèves

1) Sélectionnez le type de liste Base Elèves dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Modifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouvel élève (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un élève existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les élèves qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Affecter/Désaffecter la classe (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classe »)
Affecter/Désaffecter des groupes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Groupe »)
Modifier la date de naissance(cliquez sur la case correspondante de la colonne « Date naiss. »)
Modifier la date de sortie (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Date sortie »)
Modifier les correspondants, les contacts téléphoniques, les divers détails administratifs… (cliquez sur la case >> correspondante de la colonne « Détails »)

Remarques :

Si vous souhaitez changer un élève de classe en conservant les notes déjà saisies par les professeurs, cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classe », puis cochez directement la nouvelle classe. Un assistant de transfert vous permettra de mettre en relation les enseignements d’origine et de destination.

Si vous souhaitez changer un élève de groupe en conservant les notes déjà saisies par les professeurs, cliquez sur la case correspondante de la colonne « Groupe », décochez un groupe déjà associé, puis cochez le nouveau groupe. Un assistant de transfert vous permettra de mettre en relation les enseignements d’origine et de destination.

En début d’année, vous pouvez annuler la proposition de transfert des notes lors d’un changement de classe ou de groupe, en décochant l’option « Proposer le transfert des notes… » dans barre de droite.

Il est possible d’associer plusieurs élèves à un groupe en une seule opération :
- cliquez sur l’onglet Par Groupe > Elèves, puis sur MODIFIER
- cliquez sur AJOUTER
- sélectionnez les élèves concernés (seuls les élèves des classes auxquelles le groupe est affecté seront listés)

Une fois un élève créé, n'oubliez pas d'éditer sa fiche administrative afin de renseigner tous les champs y compris le numéro INE. Ce numéro est très important pour les liens futurs entre CAMPUS et NOTANET (gestion du brevet).

Modification de la liste des responsables

1) Sélectionnez le type de liste Responsables élèves dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouveau responsable (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un responsable existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les responsable qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Affecter/Désaffecter un élève à un responsable (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Enfants »)
Modifier le nom, prénom, téléphone, accord SMS (cliquez sur la case et la colonne correspondante)
Modifier les informations complémentaires (cliquez sur la case >> correspondante de la colonne « Détails »)

Fiche administrative

Base professeurs

(Menu Paramètres ou onglet Base Professeurs)

Cette interface vous permet de consulter la liste des professeurs, des professeurs principaux ou la liste des enseignements par professeurs.

Il est possible de filtrer les listes par classe, par niveau, par groupe ou par Professeur (voir onglet du panneau de gauche).
Il est possible d'exporter (formats HTML, Excel, CSV) et d'immprimer les listes (voir boutons en bas à droite).
En mode Globale, il est possible de consulter la liste des professeurs principaux(voir icône du panneau de gauche).
Vous pouvez rechercher dans la liste grace à la barre de recherche intégrée.

Modification de la liste des professeurs

1) Sélectionnez le type de liste Professeurs dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouveau professeur (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un professeur existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les professeurs qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le nom, prénom, courriel (cliquez sur la case et la colonne correspondante)

Structures

(Menu Paramètres ou onglet Structures)

Cette interface vous permet de consulter la liste des éléments de structures (niveaux, classes, matières, groupes, disciplines...).

6 types de listes sont disponibles : niveaux, classes, disciplines, matières, groupes, modules (voir icône du panneau de gauche).
Il est possible d'exporter (formats HTML, Excel, CSV) et d'immprimer les listes (voir boutons en bas à droite).
Vous pouvez rechercher dans la liste grace à la barre de recherche intégrée.

Modification des niveaux

1) Sélectionnez le type de liste Niveaux dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouveau niveau (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un niveau existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les niveaux qui ne sont pas utilisés (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier la périodicité (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Périodicité »)
Affecter/Désaffecter des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classes »)
Définir les signataires des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur l’onglet « Classes », et cliquez sur le bouton « Signataires »)
Définir les paramètres relatifs à la directive « Collège 2000 » (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur l’onglet « Classes », et cliquez sur le bouton « Options collège 2000 »)
Vous pourrez définir le nombre de commentaires par professeur (1 à 3) et le mode d’affichage des sous-matières.
Ordonner, gérer les sous-matières et les codes disciplines des matières des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur l’onglet « Matières »)
Définir la liste des décisions du conseil de classe (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur l’onglet « Décisions »)
Définir la liste des orientations possibles (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur l’onglet « Orientations »)
Définir les coefficients des matières, les moyennes simulées et spécifiques des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Paramètres », puis sur le bouton « Coefficients/Simulations/Spécifiques »)

Rappel : un niveau est un regroupement de classes qui permet de définir des paramètres communs à toutes les classes d’un même niveau.

Modification des classes

1) Sélectionnez le type de liste Classes dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter une nouvelle classe (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer une classe existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les classes qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le professeur principal (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Prof.Principal »)
Affecter/Désaffecter le niveau (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Niveau »)
Modifier la liste des élèves (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Elèves »)
Modifier la liste des enseignements (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Enseignements »)

Modification des disciplines

1) Sélectionnez le type de liste Disciplines dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter une nouvelle discipline (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer une discipline existante (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les disciplines qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le code (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Code »)
Modifier le libellé (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Libellé »)

Modification des matières

1) Sélectionnez le type de liste Matières dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter une nouvelle matière (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer une matière existante (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les matières qui ne sont pas utilisées (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le nom abrégé (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom Abrégé »)
Modifier le nom complet (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom complet »)
Modifier le nom graphique (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom graphique »)
Modifier le code discipline (cliquez sur la case correspondante de la colonne « discipline »)
Affecter/Désaffecter des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classes »)

Modification des groupes

1) Sélectionnez le type de liste Groupes dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouveau groupe (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un groupe existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les groupes qui ne sont pas utilisés (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le nom abrégé (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom Abrégé »)
Modifier le nom complet (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom complet »)
Modifier le nom graphique (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom graphique »)
Modifier le code discipline (cliquez sur la case correspondante de la colonne « discipline »)
Modifier le professeur (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Professeur »)
Affecter/Désaffecter des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classes »)

Remarques :

Il est possible d’associer plusieurs élèves à un groupe en une seule opération (voir la modification des élèves par groupe).
Il est possible d’associer plusieurs classes à un groupe en une seule opération (voir la modification des enseigements par groupe)

Modification des modules

1) Sélectionnez le type de liste Modules dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Ajouter un nouveau module (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un module existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Purger les modules qui ne sont pas utilisés (cliquez sur le bouton PURGER)
Modifier le nom abrégé (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom Abrégé »)
Modifier le nom complet (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom complet »)
Modifier le nom graphique (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Nom graphique »)
Affecter/Désaffecter des classes (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Classes »)

Enseignements

(Menu Paramètres ou onglet Enseignements)

Cette interface vous permet de consulter la liste des enseignements (services de notation).

Modification des enseignements

1) Sélectionnez le type de liste Par Classes-Enseignements dans le panneau de gauche

2) Cliquez sur le bouton Mofifier.

Vous pourrez :

Créer un nouvel enseignement (cliquez sur le bouton AJOUTER)
Supprimer un enseignement existant (cliquez sur le bouton SUPPRIMER)
Ordonner les enseignements de la classe (cliquez sur le bouton ORDONNER)
Modifier le coefficient (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Coef. »)
Modifier l’aspect optionnel (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Opt. »)
Modifier le code discipline (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Code discip. »)
Modifier le professeur (cliquez sur la case correspondante de la colonne « Professeur » - possible uniquement pour un tronc commun)
Modifier la liste et l’ordre des enseignements associés à un module (cliquez sur >> dans la case correspondante de la colonne « Professeur » - possible uniquement pour un module)

Photos (élèves et professeurs)

(Menu Paramètres)

Voir le guide d'utilisation pour la gestion des photos

Importation de données externes

(Menu Importation)

Pour initialiser l’ensemble des ressources de votre structure pédagogique, plusieurs sources d’importation vous sont proposées : choisissez la source qui correspond le mieux à votre attente. Ce type d'importation permet de récupérer selon la source des données, la liste des élèves et/ou des professeurs, la structure pédagogique ... Par la suite, il vous sera possible de compléter et personnaliser l’ensemble des ressources (comme indiqué dans le chapitre précédent).

Remarque : il est également possible de créer une structure pédagogique complète sans réaliser d’importation de ressources externes.

Campus-EDT (base élèves + structures et services)

Ce menu permet d’importer depuis le module Campus-EDT :

la liste des classes,
la liste des professeurs,
la liste des matières,
la liste des classes et des groupes,
les services des professeurs dans chaque classe.
la liste des élèves,
les affectations des élèves aux classes,
les affectations des élèves aux groupes.

L'importation des données de Campus-EDT est réalisée en 2 étapes :

Etape 1 : génération du fichier d'export de Campus-EDT.

- Lancez le module Campus-EDT

- Cliquez sur le menu Fichier, sous-menu Exporter > CAMPUS > Classes/groupes/Matières/Professeurs/Elèves

- Enregistrez le fichier d'exportation IMPERATIVEMENT sous le nom "FICHIER_EXP.TXT", idéalement dans le dossier C:\TEMP

Etape 2 : importation du fichier FICHIER_EXP.TXT.
Lors du lancement de l'importation, pointez vers le dossier contenant le fichier FICHIER_EXP.TXT (C:\TEMP par défaut), Campus-Ressources détecte automatiquement la présence ou l'absence d'un fichier valide. Dans l'étape suivante, Campus-Ressources vous propose de réinitialiser l'intégralité de la structure pédagogique (élèves, classes, groupes, matières, professeurs et services) ou seulement mettre à jour la liste des élèves.

Avertissement n°1 :

- Si votre base de données du module Campus-Ressources est vierge (cas d’une première installation), vous pouvez effectuer l’importation depuis Campus-EDT sans tenir compte de cet avertissement.

- Si la base générale de votre établissement contient déjà des données saisies manuellement ou provenant de l’année précédente (suite à l’archivage de fin d’année) :

• Toute classe et toute matière dont le nom dans Campus-EDT ne correspond à aucun nom abrégé dans Campus-Ressources sera créée.

• Tous les professeurs dont les noms et prénoms dans Campus-EDT n’existent pas dans Campus-Ressources, seront créés.

• Tous les élèves dont les noms et prénoms dans Campus-EDT n’existent pas dans Campus-Ressources, seront créés.

Si suite à cette importation, des données se retrouvent en doublon, faites les corrections nécessaires dans la structure pédagogique du module Campus-Ressources. Puis dans le module de gestion de la structure, purgez les classes, matières, professeurs et élèves non affectés (ou obsolètes).

Avertissement n°2 :

- Si, suite à cette importation, des élèves ont été créés directement dans Campus-EDT, il sera généralement nécessaire de réaliser une importation des données de SCONET (base élève), sauf si votre établissement ne possède pas de connexion à SCONET (établissement privée hors contrat…).

Cette importation est, en effet, indispensable pour :

• Synchroniser les élèves importés de Campus-EDT avec ceux de SCONET (N°INE, N°SCONET/GEP…), pour permettre les futures importations de nouveaux élèves sous forme de mises à jour durant l’année scolaire.

• Récupérer les informations complémentaires de SCONET non présentes dans Campus-EDT.

Si vous ne faites pas cette synchronisation, vous risquez d’importer des élèves en doublon en cours d’année ou de perdre la synchronisation des données avec le module Campus-Vie Scolaire car les numéros des élèves de Campus-EDT ne correspondent pas aux numéros de SCONET.

Si vous souhaitez que les modules Campus-EDT et Campus-Ressources soient synchronisés au niveau des listes des professeurs, élèves et classes, il est conseillé de suivre dans la construction de la structure pédagogique de votre établissement les étapes suivantes :

Etape A : importer dans le module Campus-EDT les données de STSWEB et de SCONET

Etape B : créer les emplois du temps avec le module Campus-EDT (création des services des professeurs, affectations élèves/classes, affectations élèves/groupes, ...)

Etape C : exporter les données de Campus-EDT dans le fichier FICHIER_EXP.TXT

Etape D : importer le fichier FICHIER_EXP.TXT de Campus-EDT dans Campus-Ressources

(Pour l'étape A, les informations sur la structure pédagogique peuvent également provenir de Campus-Ressources si la structure est à jour).

STS Web (structures et services)

Ce menu permet d’importer de STS Web :

la liste des professeurs,
la liste des matières,
la liste des classes et des groupes,
les services des professeurs dans chaque classe.

Avant d’importer ces données, veuillez réaliser l’extraction des fichiers depuis STS Web. Pour cela effectuer les manipulations suivantes :

- Lancez STS Web (via votre navigateur internet)

- Cliquez sur le Menu Export > emploi du temps

- Enregistrez le fichier XML

• le fichier exporté doit avoir un nom spécifique géré par défaut par STS Web : STS_EMP_XXXXXXXY_AAAA.XML (où XXXXXXXY est le numéro national de l’établissement et AAAA l’année scolaire courante).

• si l'importation depuis SCONET est utilisée conjointement avec celle depuis STS Web, il est recommandé d'utiliser dans ces deux logiciels des libellés strictement identiques pour les classes, groupes ...

SCONET (base élèves)

Ce menu permet d’importer depuis SCONET :

la liste des élèves
la liste des parents d’élèves
la liste des classes
les affectations des élèves aux classes
les affectations des élèves aux groupes (uniquement si cette information existe dans SCONET et que les codes de groupes sont identiques à ceux de STSWEB).

L'importation des données de SCONET est réalisée en 2 étapes :

Etape 1 : génération des fichiers d'export de SCONET.
Avant d’importer ces données, veuillez réaliser l’extraction des fichiers depuis SCONET. Pour cela effectuer les manipulations suivantes :

- Lancez SCONET via votre navigateur internet (utilisez de préférence Firefox^(a))

- Cliquez sur le Menu Exportation > Exports Standards > Exports Génériques

- Enregistrez dans le répertoire IMPORT de Campus ou sur une clé USB les fichiers suivants :

Export Nomenclature

Export Etablissement

Export Géographique

Export Structures

Export ElevesAvecAdresses

Export ResponsablesAvecAdresses

Export Communs

Etape 2 : Importation des fichiers de SCONET dans Campus.
En début d’année, si vous souhaitez importer dans CAMPUS l’ensemble des fiches administratives des élèves et leurs affectations (classes et groupes), les 7 fichiers cités ci-dessus doivent être exportés de SCONET et importés dans Campus.

En cours d’année, si vous souhaitez importer dans CAMPUS des modifications et/ou de nouveaux élèves, il suffit d'exporter depuis SCONET uniquement les fichiers ElevesAvecAdresses et ResponsablesAvecAdresses puis de les importer dans Campus.

^(a) Certains établissements ont indiqué que l’utilisation d’Internet Explorer pour générer les fichiers d'exportation pouvait dans certains cas engendrer des erreurs lors de l'importation de ces fichiers dans Campus (les fichiers exportés ne tenaient pas compte du nom original des fichiers et possédaient une extension .DO à la place de .ZIP). C'est pourquoi l'utilisation de FireFox est recommandé pour générer les fichiers d'exportation.

ASCII/CSV (base élèves)

Ce menu permet l'importation d'une liste d'élèves au format ASCII. Pour chaque élève, vous pourrez importer les informations suivantes (pour celles présentes dans votre fichier) :

le numéro national ^[1]
le numéro établissement (5 chiffres maximum)
le nom et le prénom ^[1] ^[2]
la date de naissance ^[1] ^[2]
le sexe
la mention redoublant
le lieu de naissance
le numéro de sécurité sociale
la classe (automatiquement créée dans CAMPUS) et l'élève affecté
les informations sur le responsable : nom, prénom, adresse (champ1), adresse (champ2), code postal, commune, téléphone.

Notes et références

↑ ^1,0 ^1,1 ^1,2 champ faisant parti de la clé d'identification de l'élève
↑ ^2,0 ^2,1 champ impératif pour l'importation

Importation des fichiers dans Campus.
Il est recommandé de copier le fichier à importer dans le sous-dossier IMPORT de CAMPUS : cela permet à CAMPUS de sauvegarder les paramètres d’importation que vous indiquez durant les différentes étapes d’importation.
Suivez les différentes étapes de l’importation en indiquant les paramètres d’importation en fonction du format du fichier à importer.
L'importation passe par une étape importante permettant de définir les règles d'association entre les données à importer et les champs de la base de données de CAMPUS. Ces associations doivent être rigoureusement réalisées. Ne faites pas d’association sur des champs que vous ne connaissez pas. Ainsi, n’associez pas le champ n°GEP (numéro établissement de l'élève) si celui-ci n’est pas contenu dans votre fichier.

Index Education-EDT (base élèves + structures et services)

Ce menu permet d’importer en début d’année depuis le logiciel Index Education-EDT (IE-EDT) :

la liste des classes,
la liste des professeurs,
la liste des matières,
la liste des classes et des groupes,
les services des professeurs dans chaque classe.
la liste des élèves,
les affectations des élèves aux classes,
les affectations des élèves aux groupes.

Le menu permet aussi de réaliser une mise à jour en cours d’année de la liste des élèves dans CAMPUS.

Avertissement n°1 :

- Si votre base générale est vierge (cas d’une première installation), vous pouvez effectuer l’importation depuis IE-EDT sans tenir compte de cet avertissement.

- Si la base générale de votre établissement contient déjà des données saisies manuellement ou provenant de l’année précédente (suite à l’archivage de fin d’année) :

• Toute classe et toute matière dont le nom dans IE-EDT correspond à aucun nom abrégé dans CAMPUS sera créée. Par exemple, une classe dénommée 6EME A sera créée en plus d'une classe 6e A déjà présente dans Campus.

• Tous les professeurs dont le nom + le prénom dans IE-EDT n’existe pas dans CAMPUS seront créés.

• Tous les élèves ayant un numéro GEP ou un numéro INE/BEA renseigné dans CAMPUS seront actualisés à partir des données d’IE-EDT. Tous les autres élèves présents dans IE-EDT seront créés.

En conséquence, si suite à cette importation, des données se retrouvent en doublon (avec des libellés différents), il est indispensable de faire les corrections adéquates dans la structure pédagogique de CAMPUS. Ensuite, dans les différentes bases concernées de Campus Ressources (bases Elèves, Professeurs, Structures et Enseignements), il pourra être nécessaire de purger les classes, matières, professeurs et élèves non affectés (ou obsolètes).

Avertissement n°2 :
Suite à une importation des données d'IE-EDT, il est nécessaire de réaliser une importation des données de SCONET (base élèves) sauf si votre établissement ne possède pas de connexion à SCONET (établissement privée hors contrat…). En effet, cette importation est nécessaire pour :

- synchroniser les élèves importés de IE-EDT avec ceux de SCONET (N°INE, N°SCONET/GEP…) et ainsi permettre les futures mises à jour de la liste des élèves durant l’année scolaire.

- récupérer les informations complémentaires de SCONET absentes dans IE-EDT.

Si vous ne faites pas cette synchronisation, vous risquez d’importer des élèves en doublon en cours d’année car les numéros des élèves de IE-EDT ne correspondent pas aux numéros de SCONET.

L'importation de données peut prendre quelques minutes pour l’analyse et l’écriture des données. La durée dépend de la taille de l’établissement.
Il est possible d’effectuer une importation de début d’année autant de fois que souhaité tant qu’aucune saisie ou modification manuelle dans CAMPUS n’a été faite.
Vous ne devez plus recommencer une importation de début d’année après avoir effectué des modifications manuelles de la structure pédagogique dans CAMPUS (modification des classes, des dates de fin de période…) ou que les professeurs aient commencé la saisie des notes. Ces saisies seraient alors annulées par la nouvelle importation.
Pour ajouter ou modifier des élèves en cours d’année, il est possible :

de créer ou modifier un élève directement dans CAMPUS.
d’effectuer une importation d'IE-EDT en cochant l’option "Mise à jour de la liste des élèves en cours d’année".
d’effectuer des importations sélectives depuis SCONET. Vous devez vérifier au préalable que tous les élèves présents dans CAMPUS ont bien un numéro SCONET/GEP renseigné (pour éviter la création de doublons). Vous devez aussi vérifier que ces numéros SCONET/GEP importés d’IE-EDT correspondent bien aux numéros contenus dans GEP ^(a).

^(a)Pour vérifier les numéros GEP, vous devez éditer la liste de tous les élèves dans l’onglet "Base Elèves", type de liste "Globale-Elèves et cocher numéros GEP dans les options d’affichage si ces derniers n'apparaissent pas. Vous pouvez aussi ouvrir le fichier F_ELE.DBF du dossier \GEP\[RNE]\ASxx (correspondant à l’année scolaire en cours) et éditer la liste des noms (colonnes ELENOM et ELEPRE) et des numéros GEP (colonne ELENOET). En cas de différences, remplacez chaque numéro GEP des élèves de CAMPUS importés de IE-EDT par celui correspondant au même nom dans le fichier GEP. Ce numéro est modifiable dans la fiche administrative de l’élève.

GEP

Ce menu permet d’importer depuis GEP :

la liste des élèves
la liste des professeurs
la liste des classes
l’affectation des élèves aux classes
l’affectation des élèves aux matières enseignées en tronc commun (automatique durant l’affectation des élèves aux classes)
l’affectation des professeurs aux matières et aux classes (si dans GEP les états de service des professeurs ont été créés)
l’affectation des élèves aux matières enseignées en groupe (si dans GEP les états de service des professeurs ont été créés et les affectations saisies)

L'importation des données depuis GEP est réalisée en 2 étapes :

Etape 1 : préparation des données de GEP.
Avant d’importer ces données, procurez-vous auprès du secrétariat de l’établissement, certains fichiers de GEP : consultez la liste de ces fichiers par l’intermédiaire du bouton INFORMATIONS, sur la première fenêtre lors de l'importation dans CAMPUS.

Avant la procédure de récupération des fichiers de GEP, vous pouvez réaliser une indexation des fichiers de GEP (dans GEP : menu Quitter|Indexation). A la suite d'une indexation correctement réalisée, quittez GEP, vérifiez que personne ne l'utilise, puis procédez à la récupération des fichiers (pour connaître la liste des fichiers, reportez-vous au menu « Aide | Fichiers de GEP | Structure pédagogique »). Pour ne pas gaspiller un temps précieux, assurez-vous que les états de service des professeurs et les affectations des élèves sont à jour dans GEP.

Etape 2 : récupération des données de GEP.
Il est possible de récupérer les fichiers de données de GEP :

- soit directement par le réseau dans le dossier de GEP (si CAMPUS est installé sur un ordinateur qui a un accès direct à GEP, par exemple C:\GEP ou F:\COMMUN\GEP),

- soit via une copie de fichiers sur clé USB

- soit via une copie de fichiers sur disquette (si l’établissement est important, plus de 1500 élèves par exemple, les fichiers risquent de ne pas tenir sur une seule disquette. Dans ce cas, procédez à des copies sur plusieurs disquettes. Par la suite, le module d’importation vous demandera lui-même de changer de disquette s’il ne trouve pas un des fichiers dont il a besoin).

Exportation

Campus-EDT

Ce menu permet de générer un fichier texte contenant l'intégralité des ressources du module Campus-ressources, c'est à dire les listes des élèves et leur affectation (classe et groupe), professeurs et leur service, matières, classes, groupes et périodes. Ce fichier regroupe donc l'intégralité des informations concernant la structure pédagogique de votre établissement, fichier destiné à l'importation par le module Campus-EDT (menu Fichier, sous-menu Import > CAMPUS > Classes/groupes/Matières/Professeurs/Elèves).

SCONET (Etab.Privé)

Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible.
Une procédure de test est en cours de validation avec les responsables du projet SCONET.

SCONET permettra l'importation des données de Campus uniquement aux établissements privés sous contrat.

Responsable financiers

Ce menu permet de générer à partir des ressources de CAMPUS un fichier CSV contenant le nom, prénom, adresse, numéro de compte de chaque élève. Un fichier CSV est un fichier texte représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. Ce type de fichier peut être importé, par exemple, dans un logiciel de comptabilité pour la gestion des comptes des élèves.

Outils

Consulter une archive

Module Ressources >> menu Outils >> Consulter une archive

Cette interface vous permet de consulter les ressources de la base de données de l'année sélectionnée.

Tests de cohérence

Module Ressources >> menu Outils >> Test de cohérence

Si vous demandez de réaliser un test de cohérence avec les cases cochées par défaut, toute les ressources vont être analysées, afin de trouver des incohérences.

Le résultat (par défaut) est affiché dans un rapport (bloc note) qui indique :

les classes vides ou non affectées à un niveau,
les niveaux non affectés à une périodicité,
les matières et groupes non affectés à une classe,
les élèves, professeurs et matières non affectés à une classe,
les doublons gênants sur des noms graphiques de matières.

Les autres options :

numéros GEP et INE des élèves : permet de vérifier que tous les élèves ont bien un numéro INE. Il détecte également les numéros GEP ou INE en doublons.
désactiver la saisie professeurs au brevet : permet de désactiver toutes les enseignements du brevet, afin de repartir sur une base de brevet saine.
forcer la synchronisation des données avec la base des stages : si vous ne visualisez pas les classes, ni les élèves dans le module de Stages, vous devez cocher cette case.
suppression de tous les responsables d'élèves : permet de supprimer tous les responsables (responsable principal, responsable secondaire, personnes à contacter).
suppression de tous les responsables sans élèves : permet de purger et d'éliminer les doublons.

Si vous devez utiliser les cases qui ne sont pas cochées par défaut, il est préférable de décocher celles par défaut et de cocher les autres.

Masquer/Quitter

Le menu Masquer permet de masquer visuellement le module, tout en le gardant en mémoire. Cela permet de ré-afficher instantanément le module lorsqu'on clique à nouveau sur son icône depuis le lanceur commun.